Kunsten å lage en dødsbra Powerpoint. Og slik unngår du å ta livet av publikumet ditt.

post
23. august 2018 i PR-tips

De fleste av oss har opplevd å være tilskuere til en presentasjon eller et foredrag man har tenkt man ikke kommer levende fra. Grunnen er sjokkerende ofte en dårlig PowerPoint-presentasjon som ødelegger for fremførelsen av budskapet. Her er 12 tips til hvordan du lager en knallgod lysbildepresentasjon.

 

1. Slett PowerPoint – last ned Keynote (Hvis du har muligheten)

Vi beklager at vi skriver «PowerPoint» i tittelen. Det vi egentlig mener er «lysbildepresentasjon». I dagligtalen har PowerPoint uheldigvis blitt den generiske betegnelsen på lysbilder, og vårt standpunkt er at det finnes langt bedre verktøy enn PowerPoint – for eksempel Keynote – både når det gjelder designmuligheter og funksjoner.

2. Bruk illustrerende bilder og mindre tekst

Oppskriften på å ta livet av publikum med en lysbildepresentasjon er såre enkel: Sørg for å legge inn all tekst fra manuset ditt – og litt til – i presentasjonen. Da sørger du for at tilhørerne ikke får med seg noe av budskapet, i forsøket på å både høre på deg snakke og samtidig forsøke å lese all teksten som blinker foran øynene deres.

De beste presentasjonene vi har sett er nesten uten tekst – gjerne bare et bilde, sammen med ett ord eller én setning som oppsummerer essensen i temaet. Manuset ditt bør du enten lære deg utenat eller plassere som stikkord i presentatørnotatene dine.

Selv om det kanskje virker opplagt for mange bør du også ha god teknisk kvalitet på bildene du bruker. Dette gjelder også oppløsning og valg av bilder. Unngå å bruke såkalte «stock photos» – rett og slett generiske bilder som er helt blottet for personlighet.

3. Lag god grafikk

Dersom du bruker grafikk for å illustrere noe, for eksempel tall og statistikk, bør du legge ned litt ekstra arbeid. Sørg for å bruke farger og former som harmonerer godt, og fjern all overflødig informasjon. En annen, klassisk nybegynnerfeil er å hente grafikk fra nettet, uten transparent bakgrunn, slik at alle figurer er omkranset av en hvit firkant.

4. Vurder å bruke video

Noen ganger kan video være et godt verktøy for å illustrere et eksempel eller en situasjon. Et kjent hendelse fra TV kan for eksempel fungere godt for å illustrere et poeng i presentasjonen, men husk at det kanskje ikke er alle tilhørerne som kjenner til eksemplet ditt. Det kan derfor være greit å vise eksemplet som video, særlig for diskusjoner og analyse. Sørg imidlertid for god teknisk kvalitet på videoen, og klipp videoen slik at kun det som er nødvendig kommer frem.

5. Comic sans er ikke greit. Ferdig snakka.

Dette punktet burde ikke kreve mer utdypning, men for de som har tungt for det: Har du sett et «Fortune 500»-selskap bruke Comic sans-skrifttypen, noen gang, noe sted? Ikke la en useriøs skrifttype ødelegge troverdigheten din.

6. Hold animasjoner til et minimum og hold deg til én stil

De fleste programvarer, som Keynote og PowerPoint er fullspekket med spennende effekter og animasjoner – både for overganger og elementer som skal vises etter hvert. Det er lett å gå seg vill i jungelen av effekter, og bli blendet av alle mulighetene. Slike animasjoner stjeler fort oppmerksomheten fra fremførelsen. Vårt tips er å holde animasjonene til et minimum, og bruke de som er minst forstyrrende. «Fade in» og «Dukk opp» er gode eksempler på sistnevnte.

7. Bygg opp en god dramaturgi og bruk stolpemanus

Tenk over dramaturgien i fremførelsen din, slik at du har en fin miks av virkemidler som holder på oppmerksomheten til publikum underveis. Det er også lurt å bruke et stolpemanus for å sette opp rekkefølgen for hele argumentasjonsrekken din. På denne måten fremfører du ikke bare en oppmerksomhetsvekkende presentasjon, men sørger også for å overbevise publikumet ditt. Vi har tidligere skrevet en artikkel om hvordan du bruker et stolpemanus, som du kan lese her.

8. Bruk presentatørnotater aktivt og lær deg snarveier

Har du noen ganger blitt fascinert av foredragsholdere som aldri mister tråden, og alltid husker manus til punkt og prikke? En god del av disse støtter seg på presentatørnotatene, som kun vises på skjermen de har foran seg. Her har de også oversikt over hvilket lysbilde som vises på skjermen bak dem, hvor mange lysbilder som gjenstår, og tiden de har brukt. Bruker du denne skjermvisningen aktivt kan du enkelt holde riktig tempo, samtidig som du får stikkord som minner deg på det neste du skal si. Det er også lurt å sette deg inn i de viktigste snarveiene i programvaren. Da kan du med enkelhet kan tilpasse presentasjonen underveis, eller hoppe til et annet lysbilde om du trenger det.

9. Ta en ekstra korrekturlesning – og én til

I en presentasjon er det mange elementer som kan stjele oppmerksomheten fra budskapet. Skrivefeil er intet unntak. Sørg for å luke ut alle skrivefeil, særskrivingsfeil og grammatiske blemmer. La gjerne en kollega lese gjennom tekster, når du selv har sett deg blind på egen tekst.

10. Test utstyret på forhånd

Ingenting avleder oppmerksomheten og ødelegger troverdigheten din mer fra det du skal fremføre enn en klumsete start. Sett av nok tid til å teste utstyret, der du skal holde presentasjonen, på forhånd. På denne måten kan du finne løsninger på tekniske problemer i god tid før presentasjonen starter. Selv om vi lever i det 21. århundre hører det til sjeldenhetene at alt teknisk utstyr fungerer knirkefritt. Vurder gjerne å skaffe en fjernkontroll for fremvisningen, slik at du kan navigere mellom lysbildene uten å stå ved maskinen du kjører fremvisningen fra. (Husk å bytte batteri!)

11. Bli inspirert

Se andres presentasjoner, for eksempel TED-talks, SlideShare, eller lignende tjenester. Dette vil gi deg inspirasjon til hvordan du kan lage visuelt pene og solide presentasjoner. Vær likevel våken for at det finnes mange dårlige presentasjoner. Lær av de gode eksemplene og andres feiltrinn.

12. Ha en backupløsning

Når det tekniske svikter (før eller siden) er det lurt å ha en backupløsning parat. Ingenting utstråler profesjonalitet som når du uten å blunke kan fortsette presentasjonen selv når tekniske problemer oppstår. Når vi selv holder foredrag eller presentasjoner har vi alltid med oss en ekstra PC samt en minnepinne med presentasjonen på. Vil du stille ekstra forberedt, som vi pleier, sørger du også for at en kollega i salen simultant navigerer seg gjennom presentasjonen til der du er. Da slipper du å bruke ekstra tid på å finne tilbake til der det hele stoppet opp.

Følger du disse tolv tipsene vil du øke din egen troverdighet gjennom lysbildepresentasjonen, og forhåpentligvis skape livlig engasjement blant publikum. Ikke glem at lysbildene dine er et supplement det du presenterer. Ikke omvendt. Sørg derfor for å bygge opp en overbevisende presentasjon.

 

Les mer: PR-rådgiverens hemmelige oppskrift for en overbevisende presentasjon
 
 

Vil du ha flere nyheter som dette?

Meld deg på vårt nyhetsbrev!

* påkrevde felt

 

Velg hvilke måter Nordstjerna kan nå deg på:

Du kan melde deg av vårt nyhetsbrev når du måtte ønske, ved å følge lenken i en av våre e-poster. Se vår personvernserklæring for mer informasjon.